Merupakan dokumen yang berisi data pengajuan kebutuhan barang dalam suatu organisasi. Di dalamnya terdapat informasi lengkap mengenai proses pengajuan, mulai dari identitas pengaju, jenis dan jumlah barang yang diajukan, hingga nilai biaya yang diusulkan. Data pada file ini tersusun secara sistematis sehingga memudahkan dalam pencatatan, pemantauan, dan analisis setiap pengajuan kebutuhan. Secara keseluruhan, file ini berfungsi sebagai alat administrasi untuk mendukung pengelolaan dan pengendalian proses pengadaan barang di lingkungan organisasi.